株式会社masterpeace

複数人数で共同作業をすることが多い動画制作において、ファイル管理のルールをあらかじめ決めておくことはとても重要です。

 

作業したファイルの確認方法や、最新版をどこに保存するかといったことが決まっていれば、ファイルを探す手間が省けて作業時間をぐっと短縮することができます。また、ファイル管理のルールを決めておくことで、修正指示などのコミュニケーションもスムーズになります。

 

この記事では、弊社が提供する教育事業の支援サービス「good.learning（グーテンラーニング）」での制作ノウハウをもとに、動画制作時に必要となる基本的なファイルの管理方法をご紹介します。

 

 

1. ストレージサービスを利用する

動画制作で必要になるさまざまなファイルは、一箇所に集めて管理します。Google ドライブ、Dropbox、Microsoft OneDrive、Box などのストレージサービスを利用するのがおすすめです。

 

ここではGoogle ドライブを例に、動画制作に必要なファイルを整理してみます。

 

 

2. 素材のアップロード先を決める

まず、Google ドライブ上に素材のアップロード場所を作成します。

 

画面左上の［+ 新規］ボタンをクリックし、フォルダを作成します。

※ Google Workspace Business Standard 以上のプランを利用している場合は［共有ドライブ］を作成するのがおすすめです。プランの詳細はこちらをご確認ください。

 

フォルダの名前はプロジェクト名（今回は仮に「グーテンラーニング」）とするのが分かりやすいでしょう。フォルダ名を入力し、［作成］をクリックします。

これで素材のアップロード場所ができました。

 

 

3. メンバーの招待

次に、作業するメンバーをこのフォルダに招待します。

 

［共有］アイコンをクリックし、[ユーザーやグループと共有] の下に共有したい相手のメールアドレスや Google グループを入力します。

このフォルダに対するユーザーの権限を設定します。動画制作に関わるメンバーであれば、全員［編集者］を選択してよいでしょう。

 

編集者 : 変更を加えたり、他のユーザーとファイルを共有することができる。

閲覧者（コメント可）: アイテムの閲覧とファイルにコメントをすることができる。

閲覧者 : アイテムの閲覧のみ可能。

 

［共有ドライブ］を利用している場合は、［コンテンツ管理者］を選択してください。

 

［コンテンツ管理者］はファイルの作成や更新ができる一方で、ファイルの完全削除ができないため、外部のメンバーに広く共有する際にも万が一の事故を防ぐことができて安心です（詳細はこちら）。

［通知］にチェックを入れ、メンバー宛のメッセージを入力して［送信］をクリックします。メンバーにはこの作業フォルダに招待されたことがメールで通知されます。

 

 

4. フォルダ名のルールを決める

名前の付け方をあらかじめ決めておきましょう。フォルダやファイルの名前を見ただけで中身を判断できるのが理想です。

 

弊社の制作チームでは、フォルダ名を以下のように決めています。

 

それぞれのフォルダの役割を見ていきましょう。

 

【共通フォルダ】

BGMやイラストなど、何度も使用する素材があるときは「共通」フォルダを作成しておきます。素材を何度もアップロードする手間が省ける上、ドライブの容量も圧迫せずに済みます。

 

【親フォルダ】

複数の動画を扱う場合は、目次に番号を振り、その番号に対応させてフォルダをつくります。

例：01_◯◯◯◯

 

番号と目次をフォルダ名につけることで、「何番目の」「どんな内容の動画」の素材が入っているフォルダかを判断することができます。

【子フォルダ】

作業の進行順になるよう番号をつけていきます。

例：01_Project（プロジェクトファイル）、02_Media（録画・録音データ）、03_slide（スライド）

 

必要な素材が少ない場合は、親フォルダの直下にファイルを置いても構いません。

 

5. ファイル名の注意点

「何のファイルなのか」が判断できる名前をつけます。

ファイル名をつけるときは、以下の点に注意してみてください。

 

• 半角・全角を統一する

例：数字は「半角」、ファイル名は内容を「全角ひらがな」で統一する

 

• 同じ種類のファイルは同じ名前にする

例：音声データ／音声／録音／ナレーションなど、異なる表現が混在しないようにする

 

• 順序のあるファイルは、先頭に番号をつける

例：01_はじめに／02_事例／03_解説

 

6. テンプレートを用意しておくと便利

フォルダ名や階層のルールを決めたら、空のテンプレートフォルダを作っておくとよいでしょう。コピー＆ペーストすれば、すぐに使い始めることができて便利です。

 

以上、Google ドライブを使った基本的なファイルの管理方法のご紹介でした。

 

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弊社では、教育支援サービス「グーテンラーニング」を提供しています。

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